办公窍门

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电脑和文件管理办法

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一、 电脑的管理办法
1. 电脑使用人员就遵守公司的保密制度,禁止非本公司人员使用电脑,防止公司机密丢失。
2. 电脑使用人员应爱护各种电脑设备,降低消耗,费用。对各种设备应按规范要求操作,保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
3. 严禁用电脑玩游戏,违反者视情节轻重给予处罚。
4. 下班后应按规范顺序关闭电脑,未关闭者给予警告。
5.电脑内的信息文件必须安全存放,保管,防止丢失或失效。

二、 文件管理办法
1. 公司文件办公室负责起草合审核,公司总经理签发;公司本部个部门的文件由各 部门负责起草,办公室审核,总经理签发。
2. 公司文件要全部分类归档,保存备查,公司内部机密文件要注意保管安全,防止机密丢失。
3. 各部门文件由各部门妥善保管。
4. 外来文件由办公室专人负责签收,并分类分类登记。由主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件人要求报送给有关部门,不得积压迟误;属急件的,应在接件后及时报送。

三、 公司档案管理制度
1. 信函管理
① 指名营业,公务,资材及采购人员收到的信函由信封上的记载可以为公务文书者,应视为公务文书拆封;
② 为能确认为公务文书的信函,经其本人拆封后如系公务文书,应交收发人员规则处理;
③ 指名经(副)理以上的信函,直接交其本人,如系公文文书,再交收发人员依本规则办理。
2. 合约管理
① 资材买卖合约书由公司总经理或事业部经理签约,此合约由公司总经理室,事业部经理室或该厂区文书管理部门保管。
② 资材外购合约书由公司总经理或事业部经理签约,此合约由公司总经理室,事业部经理室或该厂区文书管理部门保管。
③ 聘约及定期契约人员工合约书由事业部经理签约,此合约由人事部门或该厂区文书管理部门保管。
3. 总管理处各部及各公司以公司名义与外界来往的文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门,销售﹑采购﹑工务﹑资料﹑法律﹑服务﹑训练等业务部门的文书,则以各该业务部门的高主管部门为管理部门。

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