办公窍门

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财务有关单据输入办法

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一. 采购商品付款通知书:
采购单确认后,由采购员首先开出“采购商品付款通知书”交仓库员,待商品入库后, 仓库员填好相关内容交财务.
财务首先在ACCESS文件“广惠帐目”中的“采购管理”里,输入“采购商品付款通知书”上全部内容;其次在EXCEL文件“2005收支预测”中的“付款预测”里,需要付款的月份里输入相应的内容,并仔细核对一次.到月底全部加封面装订好,交主管审批后存档.
 注:“采购商品付款通知书”背附“入库单”.
二. 退货通知书:
 货物入库检验不合格后,由仓库开出“退货通知书”交采购补填完相关内容交主管批准后交财务.
财务首先在ACCESS文件“广惠帐目”中的“采购管理”里,输入“退货通知书”上全部内容;其次在EXCEL文件“2005收支预测”中的“付款预测”里,需要付款的月份里消除相应的内容,并仔细核对一次.到月底和“采购商品付款通知书”一起加封面装订好,交主管审批后存档.
三. 到票通知单(发票签收单):
采购员收到供应商发票登记后,开出“到票通知单”(或供应商的发票签收单)和发票一起交给财务.
财务首先核对“到票通知单”和发票上的内容是否一致,并在ACCESS文件“广惠帐目”中的“采购管理”里,输入“到票通知单”上全部内容;发票转交税务会计, “到票通知单”到月底一起加封面装订好存档.
四. 付款供应商确认单:
 采购员采购单确认后,开出“付款供应商确认单”并等货物和发票收到后,且财务已经付出货款,填写单据上全部内容交财务.
财务首先在ACCESS文件“广惠帐目”中的“采购管理”里,输入“付款供应商确认单”上全部内容;其次在EXCEL文件“2005收支预测”中的“付款预测”里,需要付款的月份里用红色字体输入相应的内容,并仔细核对一次.到月底一起加封面装订好,交主管审批后存档.
五. 出货通知书:
 业务员确认销售合同,或客户订单后开出“出货通知书”请财务审核(不能超过信用额度)签字后交仓库发货,仓库发完货后把“出货通知书”重新交给财务.
财务首先在ACCESS文件“广惠帐目”中的“销售管理”里,输入“出货通知书”上全部内容;其次在EXCEL文件“2005收支预测”中的“收入预测”里,需要收款的月份里输入相应的内容,并仔细核对一次.到月底全部加封面装订好,交主管审批后存档.
 注: “出货通知书”背附“出库单”.
六. 产品退进通知书:
 货物遭客户退货后,由业务开出“产品退进通知书”,经主管批准后交仓库.仓库收到货物与“产品退进通知书”核对后,并补填完相关内容交财务.
财务首先在ACCESS文件“广惠帐目”中的“销售管理”里,输入“产品退进通知书”上全部内容;其次在EXCEL文件“2005收支预测”中的“收入预测”里,需要收款的月份里消除相应的内容,并仔细核对一次.到月底和“产品退进通知书”一起加封面装订好,交主管审批后存档.
七. 客户付款通知书:
业务员确认客户付款后开出“客户付款通知书”交财务.
财务首先在ACCESS文件“广惠帐目”中的“销售管理”里,输入“客户付款通知书”上全部内容;其次在EXCEL文件“2005收支预测”中的“收支预测”里,需要收款的月份里用红色字体输入相应的内容,并仔细核对一次.到月底一起加封面装订好,交主管审批后存档.
注: “客户付款通知书”背附客户付款凭证.
八. 发票签收单:
业务员确认客户收到发票后,开出“发票签收单”到财务.
财务在ACCESS文件“广惠帐目”中的“销售管理”里,输入“发票签收单”上全部内容; “发票签收单”到月底一起加封面装订好存档.
九. 新客户开发奖励申请单:
业务员新开发客户后申请开发奖,经主管批准后到财务处支取奖金.
财务在ACCESS文件“广惠帐目”中的“现金支出”里,输入“新客户开发奖励申请单”上全部内容;其次在“现金支出”帐目本里,记录相应的内容,并仔细核对一次.
十. 暂支单:
公司人员需要向公司暂支费用时,经主管批准凭“暂支单”到财务处支取费用.
财务在ACCESS文件“广惠帐目”中的“现金支出”里,输入“暂支单”上全部内容;其次在“现金支出”帐目本里,记录相应的内容,并仔细核对一次.
 十一.收款收据:
 收款收据一式三联(1.存根,2记帐,3交款单位),连续编号.
A. 当收到客户现金货款时,即开出“收款收据”.
B. 公司人员归还暂支费用时, 即开出“收款收据”.
十二.出差费用报销单:
 公司人员出差后一周内立即到财务处核销有关费用, “出差费用报销单”被附原始出差单据,外出申请单,伙食补贴和零用金无需票据.外出人员填好“出差费用报销单”到行政处审核后,经主管批准到财务处核销费用.
 财务在ACCESS文件“广惠帐目”中的“现金支出”里,输入“出差费用报销单”上全部内容;其次在“现金支出”帐目本里,记录相应的内容,并仔细核对一次.保存到月底交税务会计.
十三.费用报销单:
 公司人员经手有关费用后一周内立即到财务处核销, “费用报销单”被附原始费用单据单据,经手人员填好“费用报销单”到行政处审核后,经主管批准到财务处核销费用.
 财务在ACCESS文件“广惠帐目”中的“现金支出”里,输入“费用报销单”上全部内容;其次在“现金支出”帐目本里,记录相应的内容,并仔细核对一次.保存到月底交税务会计.
十四.电汇单:
 一般使用在非本市资金往来公司,当得到主管批准给支付相关单位帐款时,财务到开户银行汇款.
银行电汇单一式三份,第二联加盖财务公章和法人章,复写纸复印,黑色水笔书写.当汇款结束后,第一联带回公司做帐.
财务首先在ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入“电汇单”上相关内容;其次在“采购管理” 里输入“电汇单”上相关内容;再把电汇单回单交给采购传真收款单位.
采购把电汇单传真给收款单位后, 电汇单和“付款供应商确认单”一起交给财务,财务把电汇单转交税务会计, “付款供应商确认单”内容输入电脑.
 十五.转帐支票:
 转帐支票用黑色水笔书写,正面加盖开出单位财务公章和法人章(公安局注册的), 转帐支票可以转让,每转让一次需加盖转让单位财务公章和法人章,需在开出日期10日内送到银行.
1. 开出:
A.交纳税款:当税务会计计算出当月应交纳税款时,经主管批准.财务即开出相应金额转帐支票转到公司纳税开户银行;
操作办法:转帐支票开好后送到开票银行或纳税开户银行,同时开俱进帐单,办好后,财务把帐支票转存根内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入“转帐支票”上相关内容;其次在“农行纳税帐号” 里输入“转帐支票”上相关内容;再把“转帐支票”存根和进帐单交给税务会计记帐.
B.交纳公积金: 当行政计算出当月应员工交纳公积金时,经主管批准.财务即开出相应金额转帐支票转到园区公积金中心;
操作办法:财务开好转帐支票交行政送到园区公积金中心,财务把帐支票转存根内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入“转帐支票”上相关内容;把“转帐支票”存根交给税务会计记帐.
C.支付帐款: 当需要支付相关单位帐款时,经主管批准.财务即开出相应金额转帐支票;
操作办法:①财务开出转帐支票直接交给收款单位,收款单位收款人在转帐支票存根被面签字, 财务把帐支票转存根内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入“转帐支票”上相关内容; 其次在“采购管理” 里输入“转帐支票”上相关内容;再把“转帐支票”存根交给采购核实,采购核实后“转帐支票”存根和“付款供应商确认单”一起交给财务,财务把“转帐支票”存根转交税务会计记帐, “付款供应商确认单”内容输入电脑. 到月底全部加封面装订好,交主管审批后存档.
 ②财务开出转帐支票直接送到开户银行,同时开俱进帐单, 财务把转帐支票存根内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入“转帐支票”上相关内容; 其次在“采购管理” 里输入“转帐支票”上相关内容;再把“转帐支票”存根交给采购核实,采购核实后“转帐支票”存根和“付款供应商确认单”一起交给财务,财务把“转帐支票”存根转交税务会计记帐, “付款供应商确认单”内容输入电脑. 到月底全部加封面装订好,交主管审批后存档.
2. 收进:
当业务单位用转帐支票支付我公司帐款时,我公司委派财务带回转帐支票,开出进帐单一起送进开户银行,开户银行确认后,在第一联进帐单盖章交财务带回.
财务把进帐单内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入进帐单上相关内容; 其次在“销售管理” 里输入进帐单上相关内容;再把进帐单交给业务核实,业务核实后进帐单和“客户付款通知书”一起交给财务,财务把进帐单转交税务会计记帐, “客户付款通知书”内容输入电脑. 到月底全部加封面装订好,交主管审批后存档.
 十六.进帐单:
 当有转帐支票,现金支票,现金需要送达开户银行时,财务需要开出进帐单.
A. 收款:
银行回签后,财务把进帐单内容财务把进帐单内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入进帐单上相关内容; 其次在“销售管理” 里输入进帐单上相关内容;再把进帐单交给业务核实,业务核实后进帐单和“客户付款通知书”一起交给财务,财务把进帐单转交税务会计记帐, “客户付款通知书”内容输入电脑. 到月底全部加封面装订好,交主管审批后存档.
B. 付款:
 财务把转帐支票(或现金支票,现金)直接送到开户银行,同时开俱进帐单, 财务进帐单(或电汇单)内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入“转帐支票”上相关内容; 其次在“采购管理” 里输入“转帐支票”上相关内容;再把“转帐支票”存根(或电汇单)交给采购核实,采购核实后“转帐支票”存根(或电汇单)和“付款供应商确认单”一起交给财务,财务把“转帐支票”存根(或电汇单)转交税务会计记帐, “付款供应商确认单”内容输入电脑. 到月底全部加封面装订好,交主管审批后存档.
 十七.现金支票:
 现金支票用黑色水笔书写,正面加盖开出单位财务公章和法人章(公安局注册的),如果本公司使用背面再加盖开出单位财务公章和法人章;如果转让则需加盖转让单位财务公章和法人章,需在开出日期10日内送到银行.
使用范围:备用金,工资,小额货款.
操作办法: 财务把现金支票存根内容输入ACCESS文件“广惠帐目”中的“交行基本帐目”(或“建行支付货款帐目”等)里输入现金支票上相关内容;其次在“现金支出” 里输入现金支票上相关内容;再把现金支票存根交给税务会计记帐.

 十八.收款收据:
 收款收据一式三联,第一联存根,第二联交税务会计做帐,第三联交付款单位,在第三联上需盖开票人和财务章;当收到任何现金或转帐支票时,现金支票时都需开具收款收据.
 开票对象:公司或个人.
 发票性质:公司与公司往来资金,个人与公司往来资金.
 操作办法:收到帐款时,由财务开出收款收据.
 十九.银行承兑汇票:
 二十.上海支票

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